Những năm trở lại đây, các bước cần thiết để tổ chức sự kiện đang nhận được nhiều sự quan tâm do nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô hoành tráng và chuyên nghiệp ngày càng tăng cao.
Để tổ chức những sự kiện quan trọng, quy mô lớn thì công tác chuẩn bị càng nhiều. Do đó sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo cho sự kiện diễn ra được thành công tốt đẹp.
Nhật Thực Media sẽ gợi ý cho bạn 10 bước cần thiết để tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và loại sự kiện cũng như quy mô, ngân sách, đối tượng tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh sao cho phù hợp.
Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện
Để sáng tạo được ý tưởng, chủ đề sự kiện thì bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng toàn bộ về thông tin sự kiện- đây là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp.
Ý tưởng, chủ đề cẩn thể hiện được những yếu tố sau:
- Liên quan đến tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu / sản phẩm
- Truyền tải được thông điệp của sự kiện
- Mang tính sáng tạo, khác biệt ( tránh gây nhầm lẫn với các sự kiện khác ) và ngắn gọn, dễ nhớ ( đối với slogan chủ đề chương trình, tốt nhất là có vần điệu ).
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Bạn nên lựa chọn vài thời điểm để có thể tổ chức sự kiện. Sau đó tìm kiếm các địa điểm tổ chức và liên hệ tới các nhà cung cấp địa điểm được biết ngày bạn chọn diễn ra sự kiện địa điểm còn trống hay là không, các dịch vụ và báo giá họ cung cấp có đáp ứng đúng yêu cầu của bạn? Sau khi phân tích và đánh giá, bạn sẽ ấn định được một ngày tổ chức với địa điểm phù hợp với mong đợi của bạn.
Xây dựng kịch bản, timeline cho chương trình
Kịch bản tổ chức sự kiện gồm 3 phần:
+ Một phần kịch bản tổng quát là những nội dung bạn muốn có trong chương trình với timeline cụ thể cho từng phần.
+ Một kịch bản MC dẫn chương trình cho sự kiện chi tiết với câu từ được trau chuốt kĩ lưỡng.
+ Một kịch bản âm thanh- ánh sáng- trình chiếu cho đội kĩ thuật.
Yếu tố kịch bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Khi xây dựng kịch bản tổng quát, hãy trả lời cho câu hỏi lựa chọn keymoment xuất hiện vào thời điểm nào sẽ đọng lại cảm xúc bất ngờ nhất? Sắp xếp các nội dung với thời lượng ra sao để khiến khách tham dự không cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi?
Với kịch bản MC chương trình, ngoài việc trau chuốt câu từ tránh từ lóng, từ ngữ nhạy cảm, các từ mang tính học thuật, cần truyền tải được nội dung và thông điệp của sự kiện. Đồng thời việc lựa chọn một MC giàu kinh nghiệm, có khả năng dẫn dắt lôi cuốn, ứng biến nhanh nhạy và truyền cảm xúc đến khán giả cũng là một yếu tố góp phần không nhỏ tạo nên thành công của sự kiện.
Xem thêm: Thiết kế logo tại Hải Phòng
Liệt kê các hạng mục sử dụng trong sự kiện
Nếu như bạn chưa từng có kinh nghiệm, một trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện – “ liệt kê các hạng mục sử dụng trong sự kiện” sẽ có thể là cơn ác mộng đối với bạn. Mỗi sự kiện là một tổ hợp bao gồm:
- Nhân sự: Bao gồm MC, sự tiếp đón khách (PG), nhân sự biểu diễn ( ca sĩ, nhóm múa ), nhân sự hậu cần,…
- Thiết bị: Bàn ghế, phông bạt, nhà giàn, cổng hơi, bộ cắt băng khai trương…( có số lượng chi tiết ), thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu….( có số lượng và công suất cụ thể )
- Dịch vụ: Di chuyển ( đi bằng phương tiện gì?), ăn uống ( bàn tròn hay buffet? Ngân sách/ suất ăn?), lưu trú ( tiêu chuẩn phòng nghỉ, số người/ phòng?)…
- Vật dụng: Biển tên, bút, giấy, tài liệu…( có số lượng chi tiết )
Đọc thêm: Top 5 loại hình sự kiện cho doanh nghiệp
Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện
Thiết kế hình ảnh bao gồm hình ảnh 2D và 3D của sân khấu, booth quảng cáo, cổng chào, địa điểm tổ chức chính, các không gian chức năng…
Ấn phẩm cần thiết cho một sự kiện bao gồm: Backdrop, banner, standee, bandroll, phướn, thiệp mời, tờ rơi tờ gấp, voucher, phiếu bốc thăm trúng thưởng, túi, áo, mũ, cờ, quạt… Tất cả các sản phẩm trong sự kiện cần được thiết kế dựa trên ý tưởng chủ đạo và concept/chủ đề của chương trình.
Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Tùy theo tính chất của từng sự kiện, trước tiên bạn cần xác định đối tượng truyền thông nội bộ hay bên ngoài, sau đó lựa chọn phương án lập kế hoạch truyền thông trước sự kiện hay sau sự kiện hoặc cả hai.
Xem thêm: Cách chọn ngày tổ chức sự kiện đơn giản
Các phương thức truyền thông được sử dụng phổ hiện hiện nay bao gồm: Báo chí ( viết bài PJ ), mạng xã hội ( kênh fanpage riêng được cập nhật thông tin thường xuyên ), truyền hình ( bản tin thời sự, TVC quảng cáo ), radio, các hoạt động activation ( chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử… phù hợp với sự kiện khai trương hoặc ra mắt sản phẩm mới ),v..v…
Phân công công việc
Để mỗi sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công nhất, phía sau hậu trường luôn là cả một ekip chuyên nghiệp từ nhân viên thiết kế, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý & điều hành, nhân viên kế toán cho đến nhân viên hậu cần…Tuy vậy, nếu không phải là dân trong nghề, việc phân công công việc của bạn có thể gặp một chút khó khăn. Không phải ai cũng có đủ kinh nghiệm hoặc chuyên môn để làm tốt việc được giao. Chưa kể họ có thể lơ là công việc, không hoàn thành đúng hạn nếu không có một người liên tục đốc thúc, quản lý.
Do đó, khi tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công công việc, bạn nên có một bản mô tả công việc cùng với thời hạn cụ thể. Yêu cầu các bộ phận/người phụ trách thực hiện nghiêm chỉnh và hoàn thành đúng thời hạn được giao. Trong quá trình đó, bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc. Đồng thời có sẵn một bản checklist công việc để tiện theo dõi và quản lý, tránh xảy ra những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị và tổ chức.
Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro
Có thể bạn đã từng nghe rất nhiều người nói rằng sự kiện vốn là nghề cân não. Lý do là bởi sự kiện là một trong số rất ít những công việc có thể xảy ra rủi ro bất cứ lúc nào và người làm sự kiện luôn phải căng não để có phương án dự phòng, ứng phó với xử lý một cách nhanh nhất, tốt nhất.
Để xây dựng được những phương án dự phòng khả thi, ngoài việc lường trước những vấn đề có thể phát sinh, bạn nên tiến hành tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra 1-2 ngày.
Thực tế, ngay cả những chuyên gia trong nghề đôi khi cũng gặp phải những sự cố không lường trước. Những nhờ có kinh nghiệm dày dặn và thái độ bình tĩnh, họ luôn có phương án thay thế rất nhanh chóng đến mức khách tham dự sự kiện không hề nhận ra. Vì vậy, hãy cứ tôi rèn bản thân và sớm muộn một ngày nào đó, bạn cũng sẽ trở thành một chuyên ra event thực thụ.
Xác định tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của sự kiện được xây dựng dựa trên mục đích tổ chức ban đầu. Mục đích tổ chức sự kiện là giới thiệu sản phẩm, truyền thông thương hiệu, tiếp cận khách hàng mục tiêu hay ký kết hợp đồng, tăng doanh số?
Nếu các tiêu chí ấy chưa đạt được, cần tìm hiểu rõ nguyên nhân thực sự nằm ở đâu? Do công tác tổ chức, do kế hoạch truyền thông hay vấn đề nào khác? Hoặc dù đã đạt được hiệu quả, liệu có cách nào để hiệu quả ấy đạt được cao hơn nữa không? Việc bạn đánh giá và phân tích đồng thời cùng lúc sẽ giúp bạn rút ra những kinh nghiệm quý giá để tổ chức những sự kiện sau đó được tốt hơn.
Dự trù ngân sách
Việc dự trù ngân sách đối với nhiều doanh nghiệp có thể thực hiện ngay từ ban đầu. Có nghĩa là dựa vào ngân sách để lên kế hoạch, thay vì hoàn thành mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện mới dự trù ngân sách.
Ưu điểm của việc dự trù ngân sách từ trước đó là bạn sẽ không cần lo lắng đến việc sự kiện của mình bị vượt quá mức ngân sách cho phép, hoặc nếu có vượt cũng chỉ trong một mức rất nhỏ.
Ngược lại, nếu bạn lập kế hoạch trước, bạn sẽ không cần phải đắn đo, e ngại đến việc phải cắt khoản chi này, phải bỏ hạng mục kia. Bạn sẽ được thoải mái lập một bản kế hoạch chi tiết và đầy đủ nhất với tất cả những thứ mà theo bạn sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho sự kiện. Cách làm này sẽ phù hợp với những chương trình đòi hỏi chất lượng mà không quá khắt khe về vấn đề chi phí.
Trên đây là 10 bước cần thiết để tổ chức sự kiện mà chúng tôi gợi ý cho bạn. Nhật Thực Media là công ty tổ chức sự kiện tại Hải Phòng chuyên nghiệp, uy tín mà bạn nên tham khảo. Bạn đang có nhu cầu muốn tổ chức sự kiện để làm tiệc sinh nhật, tiệc cưới, hội thảo, trại hè... thì Nhật Thực Media chắc chắn sẽ là nơi mà bạn muốn đến.
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI TRÍ NHẬT THỰC
GPKD số 0201986061 do Sở Công thương Tp.Hải Phòng cấp ngày 02/10/2019
Đ/c: 100B - Nguyễn Lương Bằng - Kiến An - Hải Phòng
Hotline: 0975.216.895 - 0946.79.81.83
Email: nhatthucmedia@gmail.com